Fellestjenesten

Enhetsleder: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

Hovedoppgavene er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen og skal bl.a.:

- Åpne, scanne og registrere inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at de blir besvart (journalføring og restansekontroll).
- Sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.)og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
- Sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
- Sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.

Arkivleder er leder for Fellestjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.

- Grovsortering av posten før åpning
- Åpne posten
- Scanning av dokumenter
- Registrering av arkivverdig post (dokumenter og mail)
- Opprette saksmapper
- Holde oversikt over tildelte saksmapper
- Fordele ikke - arkivverdig post til etater/kontorer
- Intern postsortering
- Produsere postliste
- Finne saksmapper i fjernarkivet/bortsettingsarkivet (i samarbeid med etatene
- Journalføring av utgående dokumenter
- Ekspedering av utgående post
- Avslutning av saksmapper
- Tilsyn/oversikt over nærarkiv i samarbeid med øvrige enheter)
- Tilsyn/oversikt over fjernarkivene (i samarbeid med enhetene)
- Periodisering av arkivene
- Kontakt mot IKAVA
- Kontroll av forfallsliste/restanser
- Ajourhold av arkivkunnskaper (i samarbeid med enhetene)
- Opplæring av medarbeidere (i samarbeid med enhetene)
 

Fellestjenesten har også ansvar for felles kopieringstjenester.

Postadresse:
Postboks 353
4577 Lyngdal

Besøksadresse:
Prost Birkelandsgate 4 - Lyngdal rådhus, 2. etg.
4580 Lyngdal
 
Telefon:
38 33 41 55

Epost: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.