Lyngdal kommune har innført nytt sak- og arkivsystem. Med den nye løsningen blir også interne notater tilgjengelige via journalen.
Ny sak-/arkivløsning ble satt i drift fra torsdag 8. februar 2024. Den nye løsningen leveres av Acos, og systemet heter WebSak.
Nytt sak/arkiv-system innebærer at innsynsløsningen, inklusive offentlig postjournal og politisk møtekalender, får helt nye sider.
Nedetid i overgangen
Ved overgangen fra dagens system til WebSak, vil det bli to dager nedetid på tjenestene knyttet til sak-/arkiv. Dette er ifølge arkivleder Christer Birkeland nødvendig for å få på plass alle integrasjonene som er koblet til den nye løsningen.
Som følge av nedetiden må det også regnes med en viss forsinkelse i journalføring av innkommet post.
– Kommunen vil likevel gjøre sitt ytterste for at det blir minst mulig avbrudd i tjenestene, sier arkivlederen.
- Innsynsløsningen fra ACOS, Innsyn+, blir tilgjengelig fra mandag 12. februar 2024.
Denne vil som tidligere inneholde den offentlige postjournalen, samt politisk møtekalender med tilhørende oversikt over utvalg, medlemmer, partier m.m.
De folkevalgte får med ny sak-/arkivløsning også en egen portal, ACOS Møteportal, hvor de vil motta møteinnkallinger og kunne holde oversikt over sine møter og møtedokumenter. Løsningen legger også til rette for funksjonalitet knyttet til møteavvikling, som for eksempel elektronisk votering.
Samtidig vil alle møteinnkallinger med underliggende saksdokumenter samt møteprotokoller være tilgjengelige for publikum i offentlig postjournal, slik som i dagens løsning.
Interne notater i journalen
I den nye løsningen vil Lyngdal kommune også publisere såkalte N-notater. Dette er interne notater som sendes mellom kommunens virksomheter og som krever intern behandling.
Samtidig vil alle dokumenter i planarkivet bli lagt ut for fulltekstpublisering, slik at dokumentene kan lastes ned, på lik linje med dokumenter tilknyttet politiske møter.
– Dette er et ledd i en gradvis endring av kommunens praksis for publisering av saksdokumenter på nettsidene. Kommunens øvrige arkiver vil imidlertid som tidligere ikke bli publisert i fulltekst, informerer arkivleder Birkeland.
Innsyn i tidligere dokumenter
I en overgangsperiode vil Lyngdal kommune fortsatt ha Elements Publikum-siden åpen, slik at man kan bestille innsyn i saker og dokumenter fra Elements. Dette gjelder perioden fra høsten 2019 fram til februar 2024. På denne måten ivaretas fortsatt innsyn i dokumentasjon fra ny kommune etter sammenslåingen. Disse dokumentene og sakene vil senere også bli tilgjengeliggjort i den nye løsningen.
Kontaktinformasjon
Christer Birkeland