Personvernerklæring

Personvern og informasjonssikkerhet er viktig for oss! Lyngdal kommune behandler dine personopplysninger på en lovlig og sikker måte. På denne siden kan du lese om hvordan vi behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du har som registrert i våre systemer.

Hva betyr de nye personvernreglene (GDPR)?

Ny personvernlovgivning (også kalt GDPR) ble gjort gjeldende fra 20. juli 2018. Endringen av personopplysningsloven medfører at personvernlovgivningen nå er lik i hele Europa. Loven gir deg som innbygger rett til selv å bestemme hvordan dine personopplysninger skal behandles, og hvem som skal få tilgang til dine personopplysninger.

Kravene til dokumentasjon og risikovurderinger for virksomheter er blitt strengere, og de registrertes rettigheter er på flere områder styrket.

De nye reglene innebærer blant annet:

  • Mer åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger. Den som ber om samtykke til å bruke opplysninger skal gi klar og tydelig informasjon om hvordan personopplysningene skal brukes.
  • Bruk av personopplysninger skal begrunnes og begrenses. Det vil ikke være lov å samle inn eller lagre personopplysninger man ikke trenger. Opplysninger som det ikke lenger er behov for, skal slettes.
  • Uriktige eller ufullstendige opplysninger skal rettes.
  • Under visse betingelser kan man ha en rett til å ta med seg personopplysninger fra en virksomhet til en annen.
  • Den enkelte får i visse tilfeller en rett til å protestere mot behandling av sine personopplysninger.
  • Den enkelte kan slippe at det blir truffet viktige avgjørelser om ham eller henne basert på en helautomatisert behandling av personopplysninger.
  • Den enkelte kan slippe at det blir truffet viktige avgjørelser om ham eller henne basert på en helautomatisert behandling av personopplysninger.
  • Det blir adgang til å ilegge et betydelig høyere gebyr ved overtredelse av reglene
Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?

Lyngdal kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.

Dersom Lyngdal kommune ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene, eksempelvis ved spørreundersøkelser.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen av dine personopplysninger?

For at Lyngdal kommune skal kunne levere kommunale tjenester og ytelser til deg som innbygger er det nødvendig å behandle personopplysninger. Det gjelder også i relasjon til kommuens ansatte, foreninger, virksomheter og andre samarbeidspartnere.

Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

  • Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
  • Ny personopplysningslov utfyller personvernforordningen (GDPR) på enkelte område
  • Offentleglova  med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet. bærum kommune praktiserer meroffentlighet, det vil si at kommunen så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Dokumenter som ikke er unndratt er tilgjengelig i offentlig journal på hjemmesiden.
  • Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter.
  • Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon.
  • Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen og ungdomsskolen
  • Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.

Andre aktuelle lover som gir adgang for kommunen til å behandle personopplysninger for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver:

  • Kommuneloven
  • Arbeidsmiljøloven
  • Barnevernloven
  • Sosialhelsetjenesteloven
  • Helse- og omsorgstjenesteloven
  • Helsepersonelloven
  • Helseregisterloven
  • Folketrygdloven
  • Nav-loven
  • Regnskapsloven
  • E-kom loven

Samtykke

I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen av dine personopplysninger. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til behandling av personopplysninger.

Hvor henter Lyngdal kommune opplysninger fra?
  • Når du søker om en kommunal tjeneste
  • Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbygger, kan vi dersom det er nødvendig hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheder eller offentlige registre, eksempelvis ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret. Vi kan også be deg om å opplyse annen type informasjon når du eksempelvis søker om en tjeneste eller ytelse.

Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen. Det enkelte fagområde skal opplyse deg om dette i forbindelse med at du eksempelvis søker kommunen om en tjeneste eller ytelse.

Hvilke personopplysninger behandler vi?
  • Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
  • Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, eksempelvis fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap
  • Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
  • Helseopplysninger som diagnose, medisiner
  • Opplysninger knyttet til de tjenester du som innbygger benytter, eksempelvis barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.

Du kan lese mer på Datatilsynets sider om hva som regnes som personopplysninger.

Lenke til Datatilsynet

På hvilke måter samler vi inn dine personopplysninger?

Du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via elektroniske skjema via hjemmesiden vår. Opplysninger du fyller inn her oversendes elektronisk til sak- og arkivsystemet i Lyngdal kommune. Opplysningene gjør kommunen i stand til å utføre saksbehandlingen av din henvendelse.

Lyngdal kommune ønsker å gi innbyggerne et digitalt svar på henvendelsene som sendes inn. Det krever at vi må være sikre på at mottaker er rett person. Du blir derfor bedt om å fylle inn fødselsnummer i enkelte skjema. Alle personopplysninger vil bli behandlet fortrolig og vil utelukkende bli brukt til saksbehandling av saken innsendelsen gjelder. Fødselsnummer vil aldri vises på offentlig tilgjengelige dokumenter.

Vi henter inn dine personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og Fylkesmannen.

Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger.

Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:

  • Uvedkommende ikke får tilgang til dine opplysninger
  • Opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de
  • Opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert
Hvem utleverer vi personopplysningene dine til?

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere.

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og for å sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

Vi arbeider alltid for at din personlige informasjon hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. I noen tilfeller, for eksempel når vi deler informasjonen med en leverandør som håndterer personopplysninger på vegne av kommunen, kan data i visse tilfeller lagres i et tredjeland. I slike tilfeller er beskyttelsesnivået garantert enten ved beslutning fra EU-kommisjonen om at det berørte landet sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller ved bruk av passende beskyttelsesforanstaltninger.

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Lyngdal kommune lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Rådmannen i kommunen er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Hvilke rettigheter har du?

Du har rett til innsyn

Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Ved forespørsel om innsyn ta kontakt med Lyngdal kommune på telefon 38 33 40 00, eller på epost via lenken under.

Lenke til epost Lyngdal kommune

Postadressen er:

Lyngdal kommune
Postboks 353
4577 Lyngdal

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din og oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Du må framvise gyldig legitimasjon. Dette gjør vi for å være sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å være deg.

Du har rett til å få korrigert opplysningene dine dersom de ikke er korrekte

Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men dersom du selv oppdager at noe er feil ønsker vi at du tar kontakt med oss, slik at vi så raskt som mulig kan korrigere informasjonen.

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet de samlet de inn. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.

Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv

I noen tilfeller kan du be om at behandlingen av personopplysningene dine begrenses. I så fall kan personopplysningene dine lagres, men ikke brukes til noe. Via lenken under kan du lese mer om hva Datatilsynet skriver om retten til begrensning.

Lenke til Datatilsynet begrensning

Du har rett til innsigelse

Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.

Du har rett til å få kopi av dine data i et digitalt format

Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Rett til å klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du via lenken under klage til Datatilsynet.

Lenke til Datatilsynet

Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom vedkommende ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.

Hvordan kontakter du personvernombudet i Lyngdal kommune?

Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.

Personvernombud i Lyngdal kommune er Birger Abrahamsen. Han kan kontaktes på telefon 932 56 783, eller på epost via lenken under.

Lenke til epost personvernombud

Sist oppdatert: 23. november 2018